CONCEPTOS BASICOS
* SISTEMA
Definición de conjunto o ensamblea de cosas conectadas o interdependientes, para formar una unidad compleja; un todo formado por partes ordenamente intercaladas de acuerdo con algún esquema o plan.
* SISTEMA ADMINISTRATIVO
Conjunto de normas, proceso técnicos y organismos u orgános que permiten optimizar, apoyar y equilibrar la acción administrativa de la empresa u institución para el cumplimiento de sus fines, objetivos y metas programadas o por alcanzar.
* CONTROL
Función administrativa que se ocupa de evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados para asegurar el cumplimiento de los objetivos y planes empresariales.
* CONTROL DIRECTO
Concepto que afirma, en que el más directo de todos los controles es asegurar administradores de alta calidad, bajo la premisa de que el personal calificado comete menos errores y no requiere de otros controles, perciben o anticipan los problemas e inician acciones apropiadas para evitar y corregir las desviaciones.
* SUPERVISAR
Observación técnica de campo para enseñar y corregir parte de la estructura administrativa de un servicio. Es continua y planificada.
* EVALUACION
Estimación o determinación del valor estimativo. Acción de comprobar la adecuación de una persona para un empleo a base de los deberes y requisitos de este.
* INSPECCION
Es el control que se efectúa a un órgano o área con la finalidad de determinar el grado de preparación y eficiencia para el cumplimiento de las funciones y metas organizadas.
* RECURSOS HUMANOS
Se denomina a todos los participantes de la organización, en todos los niveles y subsistemas existentes dentro de la organización.
* POTENCIAL HUMANO
Por que un trabajador sea de cualquier nivel o tipo de empresa, cada día aprehende una nueva cosa, función, oficio u otras habilidades y experiencia. Es un potencia intelectual, emplea la creatividad y la imaginación, así como todos los tipos de pensamientos para poder actuar.
* PROCESO DE CONTROL
En Administración, el proceso básico incluye:
a) Establecimiento de normas;
b) Evaluación de la ejecución en términos de éstas; y
c) Corrección de las desviaciones.
* COORDINACION
Logro de armonía entre los esfuerzos individuales encaminados al logro de propósitos y objetivos colectivos.
* AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Análisis sobre la calidad de los administradores, evaluándolos en forma individual y apreciando la calidad del sistema administrativo total de la empresa.
* AUDITORIA OPERACIONAL
Evaluación regular e independiente, por un cuerpo de auditores internos, de las operaciones contables, financieras y otras de la empresa.
* AUTOAUDITORIA DE LA EMPRESA
Evaluación, a través de una auditoria empresarial, de su posición, para determinar dónde radica actualmente la dirección de los programas, cuáles debieran ser los objetivos y si los planes realizados son necesarios para satisfacer esos objetivos.
* ALCANCE DEL CONTROL
‑ Es objetivo ‑ Es sistemático
‑ Es comprensivo ‑ Es integral
‑ Es constructivo ‑ Es profesional
El control es dinámico y debe de aplicarse formalmente en toda empresa.
* EVALUAR
Consiste en analizar, estudiar y considerar lo examinado.
CARACTERISTICA DE UN BUEN CONTROL
‑ Deben de ser oportunos.
‑ Seguir la estructura orgánica y un plan
‑ Debe de ser estratégicos y económicos
‑ Revelar tendencias y situaciones
‑ Resaltar la excepción.
PARA DETERMINAR EL GRADO DE CONTROL:
* EFICIENCIA
* EFICACIA
* PRUEBAS AUDITORIAS
* PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIAS
EL SISTEMA DE CONTROL
ANALIZA LA CAUSAS ANALIZA LOS EFECTOS
SE DEDUCE QUE QUIEN REALIZA UNA AUDITORIA FINANCIERA SOLO PODRA DETECTAR EN ESA INVESTIGACION SIEMPRE EFECTOS Y VISUALIZA EXCLUSIVAMENTE UNA PARTE DEL PROBLEMA, POR LO QUE SE HACE NECESRAIO QUE LA Administración FINANCIERA SEA UNA PARTE DE LA AUDITORIA ADMINSTRATIVA PARA QUE AL VER EL TODO SE PUEDA
DETERMINAR LAS CAUSAS Y EFECTUAR UN JUICIO ATRAVES DEL ANALISIS DE UNA DE SUS PARTES.
NOTAS
* Mientras sea más grande y descentralizada la organización
mayor será la necesidad de efectuar un control del potencial humano.
IMPORTANCIA DEL CONTROL
* El control su connotación y su significado depende de su
Función:
‑ Es parte del proceso administrativo
‑ Es un medio de regulación
‑ Es un mecanismo restrictivo ‑ patrones
‑ Permite la toma de decisiones u acciones correctivas.
* Los principales usos de los controles organizacionales son :
‑ Para estandarizar el desempeño por medio de inspecciones
‑ Proteger los bienes organizacionales (robos, desperdicios)
‑ Para estandarizar la calidad del producto
‑ Para delimitar la calidad de productos
‑ Para medir y dirigir el desempeño de los empleados
* La Esencia del control reside en la determinación que si la
actividad controlada esta o no alcanzando los métodos
deseados.
* El control es universal, por que todas las actividades
humanas se hacen control
* El control asegura que los resultados de las operaciones se
ajusten, tanto como sea posible los objetivos deseados.
* Un sistema de control debe de incluir;
‑ un fin predeterminado
‑ un plan
‑ un medio para medir la actividad
‑ un procedimiento para comparar las actividades y criterios
categóricos
‑ mecanismos de corrección.
┌─────────────────────────> ┌────────────────────┐
│ control estratégico │ nivel directivo │
│ └────────────────────┘
├─────────────────────────> ┌────────────────────┐
│ control gerencial MIS │ nivel gerencial │
│ └────────────────────┘
├─────────────────────────> ┌────────────────────┐
│ control operativo │ nivel operativo │
│ └─────────┬──────────┘
└──────────────────────────────────────┤
v
acciones y hechos.
┌──────────────────────────────┬────────────────────────────┐
│ nivel de decisión │ le corresponde decisiones │
├──────────────────────────────┼────────────────────────────┤
│ directivo │ objetivos y políticas │
│ gerencial │ planes, programas y presup │
│ operativo │ ordenes, instrucciones, acc│
└──────────────────────────────┴────────────────────────────┘
VENTAJAS DEL SISTEMA CONTROL
El proceso de Control se aplica a áreas concretas o a unidades
organizacionales. Sin embargo, hasta este momento no se ha
indicado lo que se esta controlando.
Cada función de las organizaciones tiene áreas críticas que deben
ser controladas. Por ejemplo, en el área de personal es
importante controlar el número de empleados, la selección y
ascenso del personal, la rotación, los despidos, su producción,
los méritos y otros. En área de comercialización de una empresa
debe de controlar el volumen de ventas y de gastos, el crédito y
la publicidad. En el área financiera ‑ contable hay que controlar los costos, los gastos de capital, el flujo de efectivo, el capital y la liquidez.
El núcleo central del Proceso de Control, es sin embargo, la
función de operación de las organizaciones. Areas vitales de esta
función de operación que deben controlares con eficacia :
- CANTIDAD
- *CALIDAD
- TIEMPO
- COSTO
DESVENTAJAS DE LA FUNCION CONTROL
* Al control se le confunde con términos negativos, cuando se
lo interpreta como :
* restricción │
* coerción │
* delimitación │ esto depende de la
* dirección │ cultura de los individuos
* refuerzo │ y de los que dirigen de la empresa
* manipulación │
* inhibición │
TIPOS DE CONTROL
* CONTROL PREVIO: Antes de la operación. Se llaman también
preliminares. Son aquellos que se llevan a cabo antes del
evento, se enfocan en la prevención de desviaciones,
asegurándose de que se tome en cuenta cada mal funcionamiento
posible. Los controladores preliminares tratan de eleminar
todo lo que haya estado mal, incluso los recursos financieros,
materiales y la preparación de sistemas.
* CONTROL CONCURRENTE: Se hace en el proceso misma de la
operación. Son los que se realizan paralelamente al evento, ya
que tratan de vigilar la operación en marcha. A través del
control de las actividades de instrucción y supervisión, el
controlador concurrente busca mantener las cualidades y
cantidades a niveles normales. En la mayoría de los casos, la
magnitud del trabajo requiere que delegue, a fin de vigilar
todo.
* CONTROL POSTERIOR: Después de la operación. Se aplica después del evento. Los métodos de retroalimentación empleados en los negocios incluyen análisis del presupuesto, niveles de costo, sistemas financieros, control de calidad y programas piloto.
Este tipo de control deriva su nombre del hecho, de los resultados históricos guían las acciones futuras.
ANALISIS HISTORICOS
La acepción y su aplicación de la función de control en todas las actividades humanas ha evolucionado a un ritmo acelerado, especialmente en la última década, con la aparición y utilización de computadoras que procesan información y señalan probables desviaciones de ocurrencia en un mínimo tiempo, a fin de que estén alertos para aplicar los correcciones necesarias.
El control en sus inicios fue una simple supervisión visual muy conocida con el apelativo de "ojo de buen cubero" ya que para verificar y controlar lo que estaba haciendo el personal simplemente se necesitaba dar una mirada a su trabajo, dejando de lado otros aspectos intrínsicos a él. Hoy en día el control es un proceso sistemático que requiere un tratamiento especial, ya que de él depende que el normal desempeño se lleve a cabo para que los planes y programas establecidos se cumplan, y así la empresa pueda lograr fehacientemente sus metas y objetivos.
La empresa moderna periódicamente está evaluando sus sistemas de control para determinar en que medida éstos están de acuerdo a los últimos adelantos tecnológicos, ya que de no ser así realmente los controles no tendrían la misma efectividad como para detectar oportunamente fallas o desviaciones en las actividades empresariales o en el comportamiento de la fuerza laboral que en cierto grado perjudicaría a la empresa si no toma las medidas convenientes y oportunas. En la actualidad gran porcentaje de las empresas vienen aplicando un tipo de control muy analítico denominado "Auditoría Administrativa" que tiene como finalidad específica evaluar la gestión empresarial desde el punto de vista del desempeño gerencial. Este control se compenetra en todas las áreas funcionales de la empresa y mantiene en ellas hasta lograr la eficiencia y eficacia de las operaciones, para lograr resultados óptimos.
PRE‑REQUISITOS DE LOS SISTEMAS DE CONTROL
Todo sistema de control debe reunir dos pre requisitos esenciales:
1. LOS CONTROLES REQUIEREN PLANES
Los controles deben de basarse en planes, y cuando más claros,
completos e integrados, serán más efectivo. Es decir, no
existe forma por la que los administradores puedan determinar
si su unidad organizacional está logrando lo que se desea y
espera, a menos de que sepan priemro que es lo que se espera.
Los controles representan el lado opuesto de la planeación.
Primero los administradores planean, después los planes se
convierten en normas frente a las cuales se miden las acciones
deseadas.
2. LOS CONTROLES REQUIEREN ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL.
Ya que el propósito del control es evaluar las actividades y
tomar la acción para cerciorarse de que los planes se están
llevando a cabo, debemos también saber en que parte de la
empresa se hace las responsabilidad por las desviaciones con
respecto a los planes y por la ejecución de las acciones para tomar las medidas correctivas.
Por esta razón es que la estructura organizacional debe de
ser clara y definida para que el control sea más efectivo.
COMO CONTROLAR
El desempeño del personal puede ser controlado eficazmente mediante la utilización del principio de control por excepción
El control por excepción es la parte del control gerencial dentro del cual un directivo se encuentra en excepciones importantes devengadas del desempeño planeado en lugar de hacerlo en el desempeño corriente de las áreas donde el proceso es satisfactorio.
Para llevar a cabo un buen control del desempeño del personal debe tenerse en cuenta las siguientes sugerencias :
* vigilar fundamentalmente los objetivos principales
* prestar atención especial a los problemas y oportunidades
claves
* mantener reuniones regulares con el personal clave para medir,
evaluar y corregir el desempeño
* utilizar un método de control que tenga la mínima dependencia
directa del jefe.
TECNICA DE CONTROL
A. PROCESAMIENTO ELECTRONICO
El equipo electrónico permite el procedimiento rápido y económico de ingentes cantidades de datos, aunque la máquina no pueda preparar relaciones de datos u información básica, proceda con la programación apropiada, procesar la información hacia conclusiones lógicas, clasificadas y hacerlas disponibles para el uso del administrador.
B. SERVICIOS DE INTELIGENCIA
La necesidad de contar con información especial, digerida y digestible inmediatamente, ha determinado que las empresas establezcan un área específica constituida por expertos en averiguar la información que necesitan los administradores y así dirigir e interpretar tal información para su uso administrativo.
C. SISTEMAS DE INFORMACION MANAGER (MIS)
Con el uso de la computadora se ha dado gran atención al desarrollo de sistemas de información. Muchos insumos son útiles para diferentes resultados. Así, los mismos insumos sobre inventarios son útiles para diferentes clases de
información, incluyendo los de contabilidad, de personal, financieros, logísticos, etc.
Tenemos otras técnicas:
* el presupuesto mojón.
* la gráfica de gantt
* los sistemas logísticos
* la dinámica industrial
* el PERT Programa y Técnica de revisión
* CPM método de la tura crítica
* los datos estadísticos
* el punto de equilibrio
* auditoría operacional
* observación personal
EL CONTROL COMO UN SISTEMA CIBERNETICO
El control administrativo es en esencia el mismo proceso básico que se encuentra en los sistemas físicos, biológicos y sociales. En la ciencia Wiener demostró que todos los tipos de sistemas de controlan a sí mismos mediante la RETROALIMENTACION DE LA INFORMACION la cual descubre el error en el logro de las metas e inicia la acción correctiva.
EL CONTROL COMO UN SISTEMA DE RETROALIMENTACION
El controla administrativo se suele percibir como un sistema de retroalimentación similar al que opera en el termostato normal al de un calentador de gas.
INSUMO PROCESO DETENCIóN PRODUCTO
U DE DESVIACIONES
OPERACION
┌─────────────┐ ┌─────────────┐
───────> └──────┬──────┘ ───> └──────┬──────┘ ────────> meta
acción │ │ retroalimentación
correctiva└────────────────────┘
PROCESO DE
CORRECCION
Identificación de las desviaciones
│
análisis de las causas de las desviaciones
│
programa de acción correctiva
│
puesta en marcha de las correcciones
│
desempeño deseado
│
desempeño real
│
medida del desempeño real
│
comparación de lo real contra las normas
│
identificación de las desviaciones
PREALIMENTACION
Establece lo siguiente:
a. la necesidad de control dirigido hacia el futuro
b. técnicas de control dirigido hacia el futuro
c, la pre alimentación de la ingeniería
d. la pre alimentación del potencial humano
PASOS PRINCIPALES DEL CONTROL
1. ESTABLECIMIENTO DE STANDARES
2. MEDIDAS DE DESEMPEÑO
3. CORRECION DE DESVIACIONES
